Créer son gestionnaire financier

Mon ami Google vous permet de créer des formulaires et des bases de données, synchronisés et sécurisés dans votre Drive, gratuitement. De plus, vous pouvez analyser ces données d'un coup d'œil en intégrant les graphiques sur un intranet.

Ce n'est pas un logiciel, juste un outil personnalisable destiné à conserver votre autonomie et optimiser votre gestion, personnelle ou professionnelle.

Choisir un dossier

Choisir le bon dossier dans lequel on va créer le formulaire de saisie implique d'avoir déjà effectué un plan de classement et d'archivage de ses documents numériques.

Comme dans la vraie vie, chacun classe et travaille comme il veut, du vrac sur son bureau ou du rangement classé dans une armoire. J'appartiens à la seconde catégorie et j'ai conservé ma méthode de classement physique dans le numérique.

Dans mon cas, j'opte donc pour l'année et le dossier "2021" dans mon Drive pro, dossier "BANQUE".

Création du formulaire

Dans mon Drive en ligne, dans le dossier choisi, je clique sur "Nouveau" puis "Google Forms".

Mise en forme

  1. Choix du titre, en haut à gauche, ici "2021-FINANCES".

  2. Clic sur la palette, en haut, vers la droite, choisir une photo de fond.

  3. Google vous propose des couleurs assorties à celles de la photo, choisissez.

  4. Choisir le style de police.

Choix des rubriques

Je reporte les colonnes de mon relevé bancaire :

  1. Date

  2. Type d'opération

  3. Libellé

  4. Débit

  5. Crédit

Comptes de gestion

En détaillant un relevé bancaire, je créé les comptes de gestion personnalisés qui me permettront d'analyser et de détailler mes types de recettes - dépenses.

Je les trie par ordre alphabétique afin de faciliter les saisies futures.

Recueil des données

Avant de tester le formulaire, je vais spécifier la destination des réponses.

  1. Clic sur "Réponses".

  2. Clic sur les 3 points verticaux.

  3. Choix : "Sélectionner la destination des réponses".

  4. Créer ou sélectionner une feuille de calcul existante, je sélectionne dans mon cas.

Accès au formulaire

Il existe deux manières pour accéder au formulaire :

  1. Cliquer sur le logo de visualisation (flèche rouge)

  2. Cliquer sur les 3 points, puis "obtenir le lien"

Les deux fonctionnent pour effectuer les premières saisies.

Une fois les tests effectués, il sera préférable de passer par les 3 points. Après une saisie, vous obtiendrez le lien URL définitif que vous pourrez intégrer sur une page intranet ou partager avec une autre personne, auquel cas il conviendra de recueillir les adresses email dans les paramètres afin d'assurer une traçabilité des saisies.

2 URL pour 1 formulaire ?

Pour ceux qui ont suivi jusque là, pas parce que c'est compliqué mais parce que c'est difficile d'expliquer des procédés qui paraissent simples quand on a l'habitude de les faire, vous allez peut être vous demander quel est ce mystère d'avoir 2 adresses URL pour un même fichier.

Comme indiqué sur la copie d'écran, le formulaire de saisie n'est constitué que d'un seul fichier. Lorsqu'on clique sur celui ci, on atterrit sur la page de mise en forme des rubriques. Le fichier de saisie a une autre adresse mais reste lié à celui ci.

Ne m'en demandez pas plus mais gardez le en mémoire afin d'éviter de les confondre (vécu) et de pouvoir revenir sur le premier pour rajouter des codes de gestion par exemple, ou modifier les paramètres, comme nous allons le voir ci-dessous.

Validation de réponse

Les rubriques du formulaire, outre le fait de pouvoir être paramétrées avec une réponse obligatoire, peuvent aussi être paramétrées de telle sorte qu'une mauvaise réponse sera refusée.

Ici, par exemple, j'ai cru bien faire en spécifiant un nombre > 0 pour les crédits et les débits. Sauf que le formulaire est paramétré par défaut sur les standards US, c'est à dire un point pour les virgules et une virgule pour séparer les milliers dans les chiffres.

De ce fait, la saisie d'un montant non entier sera interprété comme du texte et sera refusé.

De plus, il faut garder à l'esprit que les saisies seront enregistrées telles quelles sur le tableur, si vous saisissez les chiffres avec le point du clavier numérique, ils seront considérés comme des lettres, donc impossible de les intégrer dans des calculs et graphiques.

En bon Français têtu, j'ai donc annulé la validation de réponse afin de pouvoir saisir correctement les montants en français, c'est à dire avec la virgule, et pas le point du clavier numérique. Car, pour faire simple, le tableur peut, lui, utiliser tous les standards européens, je vais donc choisir le français.

En bref, et pour simplifier, ne paramétrer pas une validation de réponse sur les chiffres.

Le tableur

Voici donc le tableur qui recueille mes saisies. Il est constitué de plusieurs feuilles qu'on peut renommer, ici, "2021-PERSO", qui correspond à mon compte bancaire personnel.

La colonne "Horodateur" indique le jour et l'heure de saisie, les autres colonnes correspondent aux rubriques que nous avons définies dans le formulaire. On peut en supprimer ou en ajouter. J'ai masqué la colonne "libellé" pour des raisons de confidentialité.

Les données apparaissaient au départ à partir de la ligne 2. J'ai inséré 2 lignes pour y inscrire le solde de départ et les sommes des crédits et débits, sur 2000 lignes, pour vérifier le solde avec mon premier relevé (ajout de la colonne "Solde").

L'objectif est de saisir sur une seule feuille tous les mouvements annuels d'un compte.

Il suffira ensuite de déterminer les indicateurs qui nous intéressent, de choisir la formule la mieux adaptée pour les calculer et de retranscrire les résultats sous forme de graphique pour les intégrer éventuellement sur un site web sécurisé, personnel ou partagé.

La feuille mensuelle

En matière de tableur, comme dans la vie, il existe souvent plusieurs routes pour arriver au même endroit. Déterminer la destination avant de choisir la route semble évident. Dans ce cas, ma destination est de pouvoir visualiser sur une même page web, les graphiques de mes dépenses annuelles et un récap des totaux mensuels, actualisés en temps réel au fil des saisies.

Pour cela, j'ai décidé d'ajouter une feuille pour chaque mois de l'année qui me permettra de filtrer automatiquement les données par date de la feuille "PERSO", qui recueille, je le rappelle, les données annuelles.

J'utilise donc la formule : =FILTER(PERSO!A2:H2000;PERSO!I2:I2000>=44197;PERSO!I2:I2000<=44227) pour janvier. Elle se trouve en A6.

44197 et 44227 correspondent au format numérique des dates 01/01/21 et 31/01/21. On les obtient avec la formule N=(B2) et N=(B3) que j'ai inscrite en C3 et C4. Il suffit de changer les dates et les formats numériques correspondants dans la formule sur les autres feuilles mensuelles.

La répartition

Afin de chiffrer automatiquement les différentes rubriques de mes comptes, j'insère ce tableur à droite des données, sur chaque page. Il va me permettre d'élaborer les graphiques correspondants, pour mon cas des graphiques en pourcentage (camembert).

J'ai aussi ajouté une mise en forme conditionnelle (en vert), me permettant d'être averti si une erreur de montant apparait entre la répartition et le total des crédits et débits.

Le graphique

Pour créer un graphique, sélectionnez les données (ici mes comptes de dépense et leurs montants), puis, menu "Insertion", choix "Graphique".

Vous pouvez modifier à volonté ce graphique et l'installer facilement sur un site web Google sites.

Dans mon cas, je vais simplement modifier le type de graphique sur les pages mensuelles pour faire apparaître les montants en colonne.

Le tableau de bord

Voici un aperçu du rendu lorsqu'on insère les graphiques sur un intranet personnel. La disposition est modifiable à souhait, comme les indicateurs.

Le site web, qu'il soit utilisé en intranet ou en internet, permet de regrouper les informations et les indicateurs d'activité afin d'analyser rapidement et d'anticiper sur les tendances à venir.

Il constitue un tableau de bord avec des voyants personnalisables et autonomes, car personne, mieux que vous, ne peut piloter à votre place votre activité.

Insertion d'un graphique

Pour insérer un graphique sur la page d'un site web, dans Google sites, c'est très simple :

  1. Menu "Insérer", choix "Graphiques"

  2. Sélectionner le tableur sur lequel se trouve votre graphique

  3. Sélectionner le graphique dans les propositions

  4. Ajouter

La seule "contrainte" pour bénéficier de l'actualisation des graphiques après une saisie, consiste à rafraîchir le navigateur pour mettre à jour les graphiques.


Conclusions

J'ai essayé d'être clair dans mes explications, je comprends néanmoins que cela ne suffise pas toujours.

Pas de panique, ma page Facebook est ouverte aux questions techniques, ce qui permettra de partager les questions réponses, comme j'ai partagé ce tuto.

Je suis aussi disponible pour réaliser ce gestionnaire financier personnalisé dans le cadre d'une prestation payante.